Personal data notice (PDPA)
Notice under section 7 of the Personal Data Protection Act 2010, in English, Bahasa Malaysia and Chinese. Version 2026-11-06.
Personal Data Protection Notice
This notice is given under the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA"). It tells you how personal data is processed when you, or your child, use TuitionSync and its apps (TuitionSync Parent, Teacher, Student and Driver), the centre's transport included where it has it. Your tuition centre decides what it collects and why: it is the controller of that personal data (the "data user"). Apply IT Sdn Bhd provides TuitionSync and is the centre's processor (a "data processor"): it handles the data only for the centre and on its instructions, and is itself the data user only of the security and support records it needs to run the service.
1. The personal data processed
Names (and Chinese names); contact details (phone, email, address); for students, also gender, date of birth, school, level, classes, attendance, notes by staff (including health notes) and documents the centre records; for staff, department and employment details, and for a driver the class and expiry date of their driving licence; where the centre runs transport, transport and location records: the stops where a student is picked up and dropped off, with their addresses and map positions (a stop can be the student's home), the routes and days the student rides and requests to change them, each trip's vehicle, driver and attendant, and where and when the student boarded or was dropped off, or that they were not at the stop or not riding; fee statements, receipts and e-invoice records where the centre uses them (with the centre's own tax details); sign-in and device records; and records of notices sent. The apps do not read a phone's location, and TuitionSync does not track where a phone or a vehicle is. TuitionSync does not keep the identity card, passport or tax identification number of a parent, guardian or student: if a parent asks for an e-invoice, the details LHDN needs are typed in at that moment, used only to issue that e-invoice and passed to LHDN, and not saved. The privacy policy lists them in full.
2. Purposes
Enrolling and teaching students; recording and showing attendance and timetables; where the centre runs transport, arranging students' pick-up and drop-off, keeping each trip's list of riders and recording where and when each student boarded and was dropped off; keeping families and staff informed, including telling parents when their child boards, is dropped off or is not at the stop; recording notes and merit; where used, issuing fee statements, receipts and e-invoices as the law requires; signing you in and keeping the service secure; giving support; and meeting legal requirements.
3. Where the data comes from
From you or your parent or guardian, from your centre (including the driver or attendant who marks each student on a trip), and automatically from the apps and our servers (device and sign-in records).
4. Who it may be disclosed to
Your centre and its authorised staff according to their roles (the driver and attendant of a trip see where each student on it gets on and off, a stop at a student's home included); a student's parents or guardians (who also see the vehicle and the driver's name on their child's trips); companies that help run the service (email delivery, the payment provider your centre chooses, push notification services of Apple or Google if switched on); the Inland Revenue Board of Malaysia (LHDN) through its MyInvois system, for e-invoices only; and the authorities where the law requires. Personal data is kept in Malaysia and is sent abroad only as the PDPA allows.
5. Whether you must give it
The information your centre asks for to enrol a student and keep in touch with the family (names, contact details, and class and attendance records) is needed to run the service; so are the stops and days a student rides, if they use the centre's transport. Items marked optional, or left blank, are not. If required information is not given, the centre may be unable to enrol the student, record their attendance, arrange their transport or contact the family.
6. Your rights and choices
You may ask your centre to let you see and correct your personal data, to delete it where the law allows, to withdraw your consent, or to limit how it is used; the centre replies within 21 days. If you write to us instead (by email at hello@tuitionsync.my or by WhatsApp on +60 14-555 4357), we pass your request to your centre. When a centre stops using TuitionSync, its personal data is deleted 30 days later (deleting accounts and data). You may also complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.
7. Consent
By signing in to an app after reading this notice you agree to your personal data being processed as described. For a person under 18, a parent or guardian agrees on their behalf. Health information is sensitive personal data under the PDPA: a centre records it only with explicit consent, and only staff who need it can see it.
Notis Perlindungan Data Peribadi
Notis ini diberikan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("Akta"). Notis ini memberitahu anda bagaimana data peribadi diproses apabila anda, atau anak anda, menggunakan TuitionSync dan aplikasinya (TuitionSync Parent, Teacher, Student dan Driver), termasuk pengangkutan pusat jika ada. Pusat tuisyen anda menentukan data yang dikumpulkan dan sebabnya: pusat ialah pengawal data peribadi itu ("pengguna data"). Apply IT Sdn Bhd menyediakan TuitionSync dan ialah pemproses bagi pusat ("pemproses data"): ia mengendalikan data hanya bagi pihak pusat dan atas arahannya, dan sendiri ialah pengguna data hanya bagi rekod keselamatan dan sokongan yang diperlukan untuk menjalankan perkhidmatan.
1. Data peribadi yang diproses
Nama (dan nama Cina); maklumat perhubungan (telefon, e-mel, alamat); bagi pelajar, termasuk jantina, tarikh lahir, sekolah, tahap, kelas, kehadiran, nota oleh kakitangan (termasuk nota kesihatan) dan dokumen yang direkodkan pusat; bagi kakitangan, jabatan dan butiran pekerjaan, dan bagi pemandu, kelas dan tarikh tamat lesen memandunya; jika pusat menyediakan pengangkutan, rekod pengangkutan dan lokasi: perhentian tempat pelajar diambil dan diturunkan, dengan alamat dan kedudukannya pada peta (perhentian boleh jadi di rumah pelajar), laluan dan hari pelajar menaiki kenderaan serta permintaan untuk mengubahnya, kenderaan, pemandu dan pembantu setiap perjalanan, serta di mana dan bila pelajar naik atau diturunkan, atau bahawa mereka tiada di perhentian atau tidak menaiki; penyata yuran, resit dan rekod e-invois jika pusat menggunakannya (bersama butiran cukai pusat itu sendiri); rekod log masuk dan peranti; serta rekod notis yang dihantar. Aplikasi tidak membaca lokasi telefon, dan TuitionSync tidak menjejak kedudukan telefon atau kenderaan. TuitionSync tidak menyimpan nombor kad pengenalan, nombor pasport atau nombor pengenalan cukai ibu bapa, penjaga atau pelajar: jika ibu bapa meminta e-invois, butiran yang diperlukan LHDN ditaip pada masa itu, digunakan hanya untuk mengeluarkan e-invois itu dan dihantar kepada LHDN, dan tidak disimpan. Dasar privasi (dalam Bahasa Inggeris) menyenaraikan semuanya.
2. Tujuan
Mendaftar dan mengajar pelajar; merekod dan memaparkan kehadiran dan jadual waktu; jika pusat menyediakan pengangkutan, mengatur pengambilan dan penghantaran pelajar, menyimpan senarai penumpang setiap perjalanan dan merekod di mana dan bila setiap pelajar naik dan diturunkan; memaklumkan keluarga dan kakitangan, termasuk memberitahu ibu bapa apabila anak mereka naik, diturunkan atau tiada di perhentian; merekod nota dan merit; jika digunakan, mengeluarkan penyata yuran, resit dan e-invois seperti yang dikehendaki undang-undang; melog masuk anda dan memastikan perkhidmatan selamat; memberi sokongan; dan memenuhi keperluan undang-undang.
3. Sumber data
Daripada anda atau ibu bapa atau penjaga anda, daripada pusat anda (termasuk pemandu atau pembantu yang menanda setiap pelajar dalam perjalanan), dan secara automatik daripada aplikasi dan pelayan kami (rekod peranti dan log masuk).
4. Kepada siapa data boleh didedahkan
Pusat anda dan kakitangannya yang dibenarkan mengikut peranan masing-masing (pemandu dan pembantu sesuatu perjalanan melihat di mana setiap pelajar di dalamnya naik dan turun, termasuk perhentian di rumah pelajar); ibu bapa atau penjaga pelajar (yang juga melihat kenderaan dan nama pemandu bagi perjalanan anak mereka); syarikat yang membantu menjalankan perkhidmatan (penghantaran e-mel, penyedia pembayaran yang dipilih pusat anda, perkhidmatan pemberitahuan tolak jika dihidupkan); Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN) melalui sistem MyInvois, bagi e-invois sahaja; dan pihak berkuasa jika dikehendaki oleh undang-undang. Data peribadi disimpan di Malaysia dan dihantar ke luar negara hanya sebagaimana dibenarkan oleh Akta.
5. Adakah anda perlu memberikannya
Maklumat yang diminta pusat anda untuk mendaftar pelajar dan berhubung dengan keluarga (nama, maklumat perhubungan, serta rekod kelas dan kehadiran) diperlukan untuk menjalankan perkhidmatan; begitu juga perhentian dan hari pelajar menaiki kenderaan, jika mereka menggunakan pengangkutan pusat. Perkara yang ditandakan pilihan, atau dibiarkan kosong, tidak diperlukan. Jika maklumat yang diperlukan tidak diberikan, pusat mungkin tidak dapat mendaftar pelajar, merekod kehadiran mereka, mengatur pengangkutan mereka atau menghubungi keluarga.
6. Hak dan pilihan anda
Anda boleh meminta pusat anda untuk membenarkan anda melihat dan membetulkan data peribadi anda, memadamnya jika dibenarkan undang-undang, menarik balik persetujuan anda, atau menghadkan penggunaannya; pusat membalas dalam masa 21 hari. Jika anda menulis kepada kami (e-mel hello@tuitionsync.my atau WhatsApp +60 14-555 4357), kami menyerahkan permintaan anda kepada pusat anda. Apabila pusat berhenti menggunakan TuitionSync, data peribadinya dipadam 30 hari kemudian (memadam akaun dan data). Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.
7. Persetujuan
Dengan melog masuk ke aplikasi selepas membaca notis ini, anda bersetuju data peribadi anda diproses seperti yang diterangkan. Bagi orang di bawah umur 18 tahun, ibu bapa atau penjaga bersetuju bagi pihak mereka. Maklumat kesihatan ialah data peribadi sensitif di bawah Akta: pusat merekodkannya hanya dengan persetujuan nyata, dan hanya kakitangan yang memerlukannya boleh melihatnya.
个人资料保护通知
本通知根据《2010年个人资料保护法令》（“法令”）发出，说明您或您的孩子使用 TuitionSync 及其应用程序（TuitionSync Parent、Teacher、Student 和 Driver）以及中心提供的接送服务时，个人资料如何被处理。补习中心决定收集哪些资料及其用途：中心是这些个人资料的控制者（“资料使用者”）。Apply IT Sdn Bhd 提供 TuitionSync，是中心的处理者（“资料处理者”）：仅代中心并按其指示处理资料，本身仅为运营服务所需的安全和支持记录的资料使用者。
1. 处理的个人资料
姓名（及中文姓名）；联系方式（电话、电邮、地址）；学生的性别、出生日期、学校、年级、班级、出勤、员工备注（包括健康备注）以及中心记录的文件；员工的部门和聘用资料，以及司机的驾照类别和有效期；中心提供接送服务时的交通和位置记录：学生上下车的站点及其地址和地图位置（站点可以是学生的住家）、学生乘车的路线和日子及更改申请、每趟行程的车辆、司机和随车员，以及学生在何时何地上车或下车，或未到站、不乘车；中心使用时的费用结单、收据和电子发票记录（连同中心自身的税务资料）；登录和设备记录；以及已发送通知的记录。应用程序不会读取手机的位置，TuitionSync 也不追踪手机或车辆的位置。TuitionSync 不保存家长、监护人或学生的身份证号码、护照号码或税务识别号码：家长要求电子发票时，LHDN 所需的资料在当时输入，仅用于开具该电子发票并发送给 LHDN，不会被保存。完整清单见隐私政策（英文）。
2. 目的
为学生办理入学和授课；记录和显示出勤和课程表；中心提供接送服务时，安排学生的接送、保存每趟行程的乘客名单，并记录每位学生上车和下车的时间和地点；让家庭和员工及时了解情况，包括在孩子上车、下车或未到站时通知家长；记录备注和奖励；使用时依法开具费用结单、收据和电子发票；让您登录并保障服务安全；提供支持；以及符合法律规定。
3. 资料来源
来自您或您的父母或监护人、您的补习中心（包括在行程中为每位学生做记录的司机或随车员），以及应用程序和我们服务器自动产生的记录（设备和登录记录）。
4. 可能披露给谁
贵中心及其按角色获授权的员工（行程的司机和随车员可看到车上每位学生的上下车站点，包括学生住家的站点）；学生的父母或监护人（也可看到孩子行程的车辆和司机姓名）；协助运营服务的公司（电邮发送、中心选用的支付服务商、开启后的推送通知服务）；马来西亚内陆税收局（LHDN），通过其 MyInvois 系统，仅限电子发票；以及法律要求时的主管机关。个人资料存放在马来西亚，仅在法令允许的情况下传送至境外。
5. 是否必须提供
为学生办理入学并与家庭保持联系，中心所要求的资料（姓名、联系方式、班级和出勤记录）是提供服务所必需的；学生如使用中心的接送服务，其乘车的站点和日子也是必需的。标明为选填或留空的项目则不是。如不提供必需的资料，中心可能无法为学生办理入学、记录出勤、安排接送或联系家庭。
6. 您的权利与选择
您可以向您的中心提出：查阅和更正您的个人资料、在法律允许的情况下删除资料、撤回同意，或限制其使用；中心会在 21 天内答复。如果您改为联系我们（电邮 hello@tuitionsync.my，或 WhatsApp +60 14-555 4357），我们会将您的申请转交您的中心。中心停止使用 TuitionSync 时，其个人资料会在30天后删除（见删除账户和资料）。您也可以向马来西亚个人资料保护专员投诉。
7. 同意
阅读本通知后登录应用程序，即表示您同意按上述方式处理您的个人资料。未满18岁者由其父母或监护人代为同意。健康资料属于法令下的敏感个人资料：中心仅在取得明确同意后才会记录，且只有需要的员工才能查看。
The other documents: all legal documents.