Deleting accounts and data

1. Parents, students and staff

Your account and the records about you or your child are kept by your centre, so ask your centre. It can correct them, end your access, stop a student's record, and delete documents and notes. The apps have no button that deletes an account, because the centre creates it.

• If you write to us instead, we pass your request to your centre within two working days and tell you we have done so. We do not change or delete a centre's records on our own.
• If your account also belongs to another centre, each centre decides about its own records.
• Deleting an app from your phone does not delete your account.
• When your centre stops using TuitionSync, your account and the records about you or your child there are deleted with the rest of its data (section 2).

2. When a centre stops using TuitionSync

A centre ends its use of TuitionSync, and asks for its data to be deleted, through its owner:

• Only the owner of the centre's organisation can ask, in writing from the email address they sign in with. We confirm with the owner before we act.
• A request covers the whole organisation, with every centre in it. One centre of a group is not deleted on its own.
• Access ends on the day the service ends: nobody can sign in to the console or the apps, the centre's staff, parents and students included, and its API keys and attendance devices stop.
• All its data is deleted 30 days later, from every part of the service: students, parents and guardians, staff, classes, attendance, transport, fees, messages, documents and settings. The owner may ask in writing for it to be deleted sooner, but not before 7 days, or kept longer by written agreement.
• We tell the owner when access ends and again when the deletion is done, and confirm the deletion in writing on request.
• Copies in our backups are replaced within 30 days after the deletion.

Within the 30 days the owner may ask us to restore the service. We may do so at our discretion once everything owed has been paid. Once the data is deleted it cannot be restored.

3. Fees

What a centre pays for TuitionSync is agreed between ApplyIT and the centre, outside the apps.

• Ending the service, or asking for deletion, during a period already paid for or invoiced gives no refund for that period.
• Invoices not yet paid stay payable, and a fixed term agreed in writing is payable to its end.
• ApplyIT keeps its own invoices and payment records for the centre for as long as Malaysian tax law requires (currently seven years).

4. Unpaid accounts and trials that end

If a centre's access was suspended because invoices were not paid and they are still unpaid 60 days later, or a trial ended 60 days ago without the centre going on, we may end the service after telling the owner. The 30 days of section 2 then begin.

5. Before a centre asks

• Take a copy first. The owner can export the centre's data from the console (Settings, Export your data). The export does not include students' uploaded documents: we copy those for you on request. Once access has ended the console cannot be used, so ask us for a copy within the 30 days.
• Keep your own records. A centre must keep its accounting records for as long as Malaysian tax law requires (currently seven years). After the deletion we hold none of them for you.
• Tell your families and staff before the service ends, and settle what they owe or are owed: fees, deposits held and payments still in progress.
• The centre stays responsible to its students, parents and staff for their personal data, including their requests to see, correct or delete it.

6. What is kept after the deletion

• The organisation's name and code, its plan, and the dates its service ended and its data was deleted, as the record that the deletion happened.
• ApplyIT's own invoices and payment records for the centre (section 3).
• The account of a person who also belongs to another centre, with that centre's records only.
• Records we must keep because of the law, a court order or an investigation, or while there is a dispute about money: only for as long as needed, and we tell the owner unless the law forbids it.

7. What we cannot delete

Information that has already left TuitionSync stays where it went:

• e-invoices sent to LHDN's MyInvois system, which LHDN keeps;
• the records of the payment providers the centre used;
• emails, WhatsApp messages and app notifications already delivered;
• events sent by webhook to the centre's own systems, and check-ins stored on the centre's own Connector computer;
• anything the centre downloaded, exported or printed.

8. Our responsibility

Deletion is permanent. ApplyIT is not responsible for the loss of information deleted as this page describes, at a centre's request or after its service ended. Nothing here limits a responsibility that the law does not allow to be limited.

9. Contact

Centre owners: write to us by email at hello@tuitionsync.my or by WhatsApp on +60 14-555 4357, with the subject "End service and delete data". Parents, students and staff: please ask your centre first. You may also complain to the Personal Data Protection Commissioner of Malaysia.

1. Ibu bapa, pelajar dan kakitangan

Akaun anda dan rekod tentang anda atau anak anda disimpan oleh pusat anda, jadi minta pusat anda. Pusat boleh membetulkannya, menamatkan akses anda, menghentikan rekod pelajar, dan memadam dokumen dan nota. Aplikasi tidak mempunyai butang untuk memadam akaun, kerana pusat yang menciptanya.

• Jika anda menulis kepada kami, kami menyerahkan permintaan anda kepada pusat anda dalam masa dua hari bekerja dan memaklumkan anda. Kami tidak mengubah atau memadam rekod pusat atas kehendak kami sendiri.
• Jika akaun anda juga dimiliki oleh pusat lain, setiap pusat menentukan rekodnya sendiri.
• Memadam aplikasi daripada telefon anda tidak memadam akaun anda.
• Apabila pusat anda berhenti menggunakan TuitionSync, akaun anda dan rekod tentang anda atau anak anda di pusat itu dipadam bersama data lainnya (bahagian 2).

2. Apabila pusat berhenti menggunakan TuitionSync

Pusat menamatkan penggunaan TuitionSync, dan meminta datanya dipadam, melalui pemiliknya:

• Hanya pemilik organisasi pusat boleh membuat permintaan, secara bertulis daripada alamat e-mel yang digunakannya untuk log masuk. Kami mengesahkan dengan pemilik sebelum bertindak.
• Permintaan meliputi seluruh organisasi, termasuk setiap pusat di dalamnya. Satu pusat dalam kumpulan tidak dipadam secara berasingan.
• Akses tamat pada hari perkhidmatan tamat: tiada sesiapa boleh log masuk ke konsol atau aplikasi, termasuk kakitangan, ibu bapa dan pelajar pusat itu, dan kunci API serta peranti kehadirannya berhenti berfungsi.
• Semua datanya dipadam 30 hari kemudian daripada setiap bahagian perkhidmatan: pelajar, ibu bapa dan penjaga, kakitangan, kelas, kehadiran, pengangkutan, yuran, mesej, dokumen dan tetapan. Pemilik boleh meminta secara bertulis supaya ia dipadam lebih awal, tetapi tidak sebelum 7 hari, atau disimpan lebih lama melalui persetujuan bertulis.
• Kami memaklumkan pemilik apabila akses tamat dan sekali lagi apabila pemadaman selesai, dan mengesahkan pemadaman secara bertulis jika diminta.
• Salinan dalam sandaran kami digantikan dalam masa 30 hari selepas pemadaman.

Dalam tempoh 30 hari itu pemilik boleh meminta kami memulihkan perkhidmatan. Kami boleh berbuat demikian mengikut budi bicara kami setelah semua yang terhutang dibayar. Selepas data dipadam, ia tidak boleh dipulihkan.

3. Yuran

Bayaran pusat untuk TuitionSync dipersetujui antara ApplyIT dan pusat, di luar aplikasi.

• Menamatkan perkhidmatan, atau meminta pemadaman, dalam tempoh yang telah dibayar atau diinvois tidak memberikan bayaran balik bagi tempoh itu.
• Invois yang belum dibayar kekal perlu dibayar, dan tempoh tetap yang dipersetujui secara bertulis perlu dibayar hingga akhirnya.
• ApplyIT menyimpan invois dan rekod pembayarannya sendiri bagi pusat selama yang dikehendaki undang-undang cukai Malaysia (kini tujuh tahun).

4. Akaun tidak berbayar dan percubaan yang tamat

Jika akses pusat telah digantung kerana invois tidak dibayar dan ia masih belum dibayar 60 hari kemudian, atau tempoh percubaan tamat 60 hari lalu tanpa pusat meneruskan, kami boleh menamatkan perkhidmatan selepas memaklumkan pemilik. Tempoh 30 hari dalam bahagian 2 kemudian bermula.

5. Sebelum pusat membuat permintaan

• Ambil salinan dahulu. Pemilik boleh mengeksport data pusat dari konsol (Tetapan, Eksport data anda). Eksport tidak termasuk dokumen pelajar yang dimuat naik: kami menyalinnya untuk anda jika diminta. Selepas akses tamat, konsol tidak boleh digunakan, jadi minta salinan daripada kami dalam tempoh 30 hari itu.
• Simpan rekod anda sendiri. Pusat mesti menyimpan rekod perakaunannya selama yang dikehendaki undang-undang cukai Malaysia (kini tujuh tahun). Selepas pemadaman, kami tidak menyimpan mana-mana rekod itu untuk anda.
• Maklumkan keluarga dan kakitangan anda sebelum perkhidmatan tamat, dan selesaikan apa yang mereka hutang atau dihutang: yuran, deposit yang dipegang dan pembayaran yang masih dalam proses.
• Pusat kekal bertanggungjawab kepada pelajar, ibu bapa dan kakitangannya atas data peribadi mereka, termasuk permintaan mereka untuk melihat, membetulkan atau memadamnya.

6. Apa yang disimpan selepas pemadaman

• Nama dan kod organisasi, pelannya, serta tarikh perkhidmatannya tamat dan datanya dipadam, sebagai rekod bahawa pemadaman berlaku.
• Invois dan rekod pembayaran ApplyIT sendiri bagi pusat (bahagian 3).
• Akaun seseorang yang juga dimiliki oleh pusat lain, dengan rekod pusat itu sahaja.
• Rekod yang mesti kami simpan kerana undang-undang, perintah mahkamah atau siasatan, atau semasa terdapat pertikaian tentang wang: hanya selama yang perlu, dan kami memaklumkan pemilik melainkan undang-undang melarangnya.

7. Apa yang tidak dapat kami padam

Maklumat yang telah keluar daripada TuitionSync kekal di tempat ia dihantar:

• e-invois yang dihantar ke sistem MyInvois LHDN, yang disimpan oleh LHDN;
• rekod penyedia pembayaran yang digunakan pusat;
• e-mel, mesej WhatsApp dan pemberitahuan aplikasi yang telah dihantar;
• peristiwa yang dihantar melalui webhook ke sistem pusat sendiri, dan daftar masuk yang disimpan dalam komputer Connector milik pusat;
• apa-apa yang dimuat turun, dieksport atau dicetak oleh pusat.

8. Tanggungjawab kami

Pemadaman adalah kekal. ApplyIT tidak bertanggungjawab atas kehilangan maklumat yang dipadam seperti yang diterangkan dalam halaman ini, atas permintaan pusat atau selepas perkhidmatannya tamat. Tiada apa-apa di sini mengehadkan tanggungjawab yang tidak boleh dihadkan oleh undang-undang.

9. Hubungi kami

Pemilik pusat: tulis kepada kami melalui e-mel hello@tuitionsync.my atau WhatsApp +60 14-555 4357, dengan subjek "Tamatkan perkhidmatan dan padam data". Ibu bapa, pelajar dan kakitangan: sila minta pusat anda dahulu. Anda juga boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi Malaysia.

1. 家长、学生和员工

您的账户以及关于您或您孩子的记录由您的中心保存，因此请向您的中心申请。中心可以更正记录、终止您的访问权限、停止学生的记录，以及删除文件和备注。应用程序中没有删除账户的按钮，因为账户由中心创建。

• 如果您改为联系我们，我们会在两个工作日内将您的申请转交您的中心，并告诉您已转交。我们不会自行更改或删除中心的记录。
• 如果您的账户同时属于另一个中心，各中心自行决定其记录。
• 从手机删除应用程序并不会删除您的账户。
• 当您的中心停止使用 TuitionSync 时，您的账户以及该中心关于您或您孩子的记录会随其其他资料一起删除（见第2节）。

2. 中心停止使用 TuitionSync 时

中心通过其负责人终止使用 TuitionSync 并申请删除资料：

• 只有中心所属机构的负责人可以申请，须从其登录所用的电邮地址以书面提出。我们会先与负责人确认后才执行。
• 申请涵盖整个机构及其所有中心，集团中的单个中心不会单独删除。
• 服务终止当天访问权限即终止：任何人都无法登录管理后台或应用程序，包括该中心的员工、家长和学生，其 API 密钥和考勤设备也会停止运作。
• 其所有资料会在30天后从服务的各个部分删除：学生、家长和监护人、员工、班级、出勤、接送、费用、消息、文件和设置。负责人可以书面要求提前删除（但不早于7天），或经书面同意保留更久。
• 访问权限终止时以及删除完成时，我们都会通知负责人，并可应要求以书面确认删除。
• 我们备份中的副本会在删除后30天内被替换。

在这30天内，负责人可以要求我们恢复服务。在所有欠款付清后，我们可酌情恢复。资料一经删除即无法恢复。

3. 费用

中心使用 TuitionSync 的费用由 ApplyIT 与中心在应用程序之外约定。

• 在已付款或已开票的期间内终止服务或申请删除，该期间的费用不予退还。
• 尚未支付的发票仍须支付，以书面约定的固定期限须支付至期满。
• ApplyIT 按马来西亚税法要求的期限（目前为七年）保存其向该中心开具的发票和付款记录。

4. 未付款的账户和已结束的试用

如果中心因发票未付而被暂停访问，60天后仍未付款，或试用期已结束60天而中心未继续使用，我们可在通知负责人后终止服务，第2节所述的30天随即开始。

5. 中心申请前请注意

• 先保存副本。负责人可以从管理后台导出中心的资料（设置中的“导出您的资料”）。导出内容不包括学生上传的文件：我们可应要求为您复制。访问权限终止后管理后台无法使用，因此请在这30天内向我们索取副本。
• 保存您自己的记录。中心须按马来西亚税法要求的期限（目前为七年）保存其会计记录。删除后，我们不再为您保存任何此类记录。
• 在服务终止前通知您的家庭和员工，并结清双方的款项：费用、所持押金以及仍在处理中的付款。
• 中心仍须就学生、家长和员工的个人资料向他们负责，包括处理他们查阅、更正或删除资料的申请。

6. 删除后保留的内容

• 机构的名称和代码、其方案，以及服务终止和资料删除的日期，作为删除已完成的记录。
• ApplyIT 向该中心开具的发票和付款记录（见第3节）。
• 同时属于另一个中心的人员账户，只保留该中心的记录。
• 因法律、法院命令或调查，或在存在款项争议期间必须保留的记录：只保留所需的期限，除非法律禁止，否则我们会通知负责人。

7. 我们无法删除的内容

已经离开 TuitionSync 的资料会留在其去向之处：

• 已提交至 LHDN MyInvois 系统的电子发票，由 LHDN 保存；
• 中心所用支付服务商的记录；
• 已发送的电邮、WhatsApp 消息和应用程序通知；
• 通过 webhook 发送到中心自身系统的事件，以及存放在中心自有 Connector 电脑上的考勤记录；
• 中心下载、导出或打印的任何内容。

8. 我们的责任

删除是永久性的。对于按本页所述（应中心要求或在其服务终止后）删除的资料的丢失，ApplyIT 概不负责。本页内容不限制法律不允许限制的责任。

9. 联系我们

中心负责人：请通过电邮 hello@tuitionsync.my 或 WhatsApp +60 14-555 4357 联系我们，主题写“终止服务并删除资料”。家长、学生和员工：请先向您的中心申请。您也可以向马来西亚个人资料保护专员投诉。